Protocol vertrouwenspersoon
- Bepalingen
De vertrouwenspersoon……
1.1. heeft absolute geheimhouding.
1.2. moet onafhankelijk van WTC De Trappistentrappers kunnen handelen.
1.3. verricht zijn/haar taken alleen en uitsluitend op uitdrukkelijke wens en met
toestemming van een lid van WTC De Trappistentrappers, ouder van een
jeugdlid, of een ander persoon in relatie tot de vereniging.
1.4. kan het bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren of informeren inzake
het beleid rondom het omgaan met ongewenst gedrag binnen de
vereniging.
1.5. Is geen aanspreekpunt voor klachten binnen de vereniging. - Bereikbaarheid
De vertrouwenspersoon……
2.1. is bereikbaar via:
Corina Roelands:
Mail: corinaroelands@gmail.com telefoon: 06 46 42 17 37
Frans van Saane
mail: fsane@xs4all.nl telefoon: 06 20 12 20 04
Zie ook punt 8.
2.2. dient in principe altijd binnen 2 werkdagen te reageren op een melding. - Werkzaamheden
De vertrouwenspersoon…….
3.1. zal in eerste instantie altijd een luisterend oor bieden. Zo nodig zal de
situatie waarover contact is opgenomen in kaart worden gebracht.
3.2. kan daarna de situatie verduidelijken en adviseren in welke vorm en van
wie hulp gevraagd kan worden.
3.3. kan bemiddelen eventueel met ondersteuning van een bestuurslid.
3.4. kan doorverwijzen naar een andere (hulpverlenende) instantie.
3.5. kan indien nodig nazorg aanbieden. - Inschakelen andere personen/organisaties
De vertrouwenspersoon……
4.1. kan, indien de situatie hiertoe aanleiding geeft, alleen na schriftelijke
toestemming van betrokkenen, een derde partij inschakelen. - Privacy en geheimhouding
De vertrouwenspersoon…….
5.1. heeft geheimhoudingsplicht en zorg voor de bescherming van ieders
privacy. De geheimhouding duurt voort, ook als het lid de vereniging heeft
verlaten of als de vertrouwenspersoon zijn/haar functie beëindigd. - Verslaglegging
De vertrouwenspersoon……
6.1. houdt een verslaglegging bij maar voorziet niet in een actieve
informatievoorziening naar derden. Van alle contacten zal een verslag
worden gemaakt. Op verzoek kan de betrokkene dit verslag inzien en later
relevante informatie laten toevoegen. Bij meningsverschil omtrent de
inhoud van de verslaglegging blijft de oorspronkelijke rapportage aanwezig
in het dossier maar kan een aanvulling van de betrokkene worden
toegevoegd.
6.2. maakt de verslaglegging in digitale vorm en zorgt voor een adequate
beveiliging van deze informatie. - Verantwoording
De vertrouwenspersoon……
7.1. rapporteert uiterlijk op 31 december voor de bestuursvergadering aan de
voorzitter van het bestuur. In dit verslag staan het aantal en aard van
meldingen in geanonimiseerde vorm. - Vervanging bij afwezigheid vertrouwenspersoon
In principe wordt bij afwezigheid niet voorzien in vervanging. Bij langere
afwezigheid van of het uitblijven van respons door de vertrouwenspersoon
adviseert het bestuur contact op te nemen met een bestuurslid. - Verklaring omtrent gedrag (VOG)
De secretaris zal voor vertrouwenspersoon een VOG aanvragen. - Aangifte
Wanneer een casus betreft ongewenst gedrag wat bestaat uit strafbare feiten of
vermoeden hiervan (bv. aanranding, mishandeling, verkrachting of diefstal zoals WTC De Trappistentrappers Protocol Vertrouwenspersoon beschreven in het Wetboek van Strafrecht is de vertrouwenspersoon gerechtigd om dit kenbaar te maken bij een daarvoor ingesteld meldpunt. Betrokkene moet zelf aangifte doen bij de politie. Hierbij kan de vertrouwenspersoon eventueel een begeleidende rol hebben.